Vì Sao Nhiều Công Trình Bị “Đội Chi Phí” Mà Ban Quản Lý Không Nắm Được?

Trong thực tế thi công, rất hiếm công trình nào mọi thứ diễn ra đúng hoàn toàn như kế hoạch ban đầu.

Trong quá trình làm thường sẽ phát sinh:

• mua thêm vật tư
• thuê thêm nhân công
• chi phí vận chuyển
• sửa chữa thiết bị
• phát sinh hạng mục
• chi phí ngoài dự kiến
• tạm ứng tổ đội
• các khoản chi nhỏ tại công trường

Đây là điều rất bình thường trong ngành xây dựng.

Vấn đề không nằm ở việc có phát sinh.

Mà là:

Phát sinh nhưng không được ghi nhận kịp thời.

Nhiều khoản chi nhỏ… nhưng cộng lại thành con số rất lớn

Ở công trường, có rất nhiều khoản chi diễn ra rất nhanh.

Ví dụ:

• mua gấp vài bao xi măng
• thuê thêm nhân công trong ngày
• gọi xe vận chuyển
• mua vật tư phụ
• sửa máy móc
• chi phí ăn uống cho đội thi công
• ứng tiền cho tổ đội

Mỗi khoản có thể không quá lớn.

Nhưng nếu:

• không ghi lại ngay
• ghi chép rời rạc
• nhớ đâu ghi đó

thì sau một thời gian rất dễ:

• thiếu sót
• quên chi phí
• sai số liệu
• khó đối chiếu

Đặc biệt với công trình kéo dài nhiều tháng, tổng chi phí phát sinh có thể trở thành một con số rất lớn.

Điều nguy hiểm nhất là ban quản lý không nắm được phát sinh thực tế

Đây là vấn đề mà nhiều công ty xây dựng gặp phải.

Trong khi công trường phát sinh chi phí hằng ngày, thì:

• quản lý ở văn phòng không cập nhật kịp
• chủ thầu không nắm được tình hình thực tế
• số liệu thường tổng hợp cuối tuần hoặc cuối tháng

Lúc đó:

• chi phí đã tăng lên rất nhiều
• khó kiểm soát
• khó truy lại nguyên nhân

Nhiều khi đến cuối công trình mới phát hiện:

• vượt ngân sách
• lỗ công trình
• thất thoát chi phí
• phát sinh quá nhiều khoản nhỏ không kiểm soát được

“Biết là có chi… nhưng không nhớ đã chi cái gì”

Đây là câu rất nhiều người làm công trình từng gặp.

Bởi vì ở hiện trường:

• công việc diễn ra liên tục
• phát sinh rất nhanh
• cán bộ công trường thường ưu tiên xử lý việc trước

Nên nhiều khoản chi thường:

• ghi tạm vào giấy
• nhắn qua Zalo
• nhớ rồi tối ghi lại
• hoặc để cuối ngày tổng hợp

Nhưng thực tế:

sau cả ngày làm việc, rất khó nhớ chính xác toàn bộ các khoản đã phát sinh.

Đó là lý do việc ghi nhận chi phí ngay tại thời điểm phát sinh cực kỳ quan trọng.

Công trình càng nhiều, việc kiểm soát chi phí càng khó

Khi công ty chỉ làm một công trình nhỏ, việc quản lý chi phí có thể vẫn còn tương đối đơn giản.

Nhưng khi:

• nhiều công trình cùng lúc
• nhiều tổ đội thi công
• nhiều cán bộ công trường
• phát sinh liên tục mỗi ngày

thì việc quản lý thủ công bắt đầu gặp rất nhiều hạn chế.

Ban lãnh đạo khó có thể:

• gọi hỏi từng công trình mỗi ngày
• kiểm tra từng khoản chi thủ công
• tổng hợp dữ liệu từ nhiều nơi

Trong khi đó, chi phí phát sinh vẫn diễn ra liên tục ngoài hiện trường.

Nhiều công trình hiện nay vẫn quản lý phát sinh theo cách rất thủ công

Đây là thực tế ở khá nhiều đơn vị xây dựng hiện nay.

Chi phí phát sinh thường được:

• ghi vào sổ tay
• nhắn qua Zalo
• ghi nhớ tạm thời
• cuối ngày mới nhập Excel
• hoặc cuối tuần mới tổng hợp

Cách làm này có một vấn đề lớn:

Dữ liệu không đi theo thời gian thực.

Điều đó khiến:

• ban quản lý không theo dõi được tức thời
• khó kiểm soát dòng tiền
• khó biết công trình đang phát sinh bao nhiêu mỗi ngày

Quản lý chi phí công trình hiệu quả cần cập nhật ngay tại hiện trường

Đây là xu hướng mà nhiều đội thi công hiện đại đang bắt đầu áp dụng.

Thay vì:

• ghi nhớ rồi tổng hợp sau
• nhập liệu thủ công cuối ngày

thì cán bộ công trường có thể:

• cập nhật chi phí ngay khi phát sinh
• đính kèm nội dung chi tiết
• lưu theo từng công trình
• ghi nhận theo từng ngày

Điều này giúp dữ liệu:

• rõ ràng hơn
• ít thất thoát hơn
• dễ kiểm tra hơn
• dễ đối chiếu hơn

Ban lãnh đạo ở văn phòng vẫn có thể theo dõi phát sinh mỗi ngày

Đây là lợi ích rất lớn của việc quản lý tập trung.

Khi dữ liệu được cập nhật trực tiếp từ công trường:

• quản lý ở văn phòng có thể theo dõi ngay
• biết công trình đang phát sinh gì
• biết khoản chi nào vừa được tạo
• theo dõi tình hình chi phí theo thời gian thực

Điều này giúp:

• phản ứng nhanh hơn
• kiểm soát ngân sách tốt hơn
• hạn chế thất thoát
• quản lý nhiều công trình dễ hơn

Chi phí nhỏ nhưng ghi nhận đúng sẽ giúp quản lý tốt hơn rất nhiều

Nhiều người thường chỉ chú ý các khoản lớn.

Nhưng thực tế trong xây dựng:

• các khoản chi nhỏ phát sinh mỗi ngày
• nếu không kiểm soát tốt
• có thể tạo thành khoản thất thoát rất lớn

Đặc biệt ở các công trình kéo dài, việc ghi nhận chi phí đầy đủ theo từng ngày gần như cực kỳ quan trọng.

Không chỉ để:

• kiểm soát tài chính
• mà còn để:
• đối chiếu
• báo cáo
• theo dõi tiến độ sử dụng ngân sách

Công nghệ đang giúp việc quản lý chi phí công trình trực quan hơn

Hiện nay, nhiều nền tảng quản lý thi công bắt đầu tích hợp:

• nhật ký công trình
• hình ảnh hiện trường
• tiến độ thi công
• chi phí phát sinh

vào cùng một hệ thống.

Điều này giúp:

• dữ liệu tập trung hơn
• theo dõi dễ hơn
• quản lý trực quan hơn

Đặc biệt khi cán bộ công trường có thể cập nhật trực tiếp từ điện thoại, việc quản lý trở nên nhanh và thực tế hơn rất nhiều.

Quản lý chi phí theo thời gian thực sẽ ngày càng quan trọng

Trong tương lai, việc quản lý công trình sẽ không chỉ dừng ở:

• xem tiến độ
• xem hình ảnh
• viết nhật ký

mà còn cần:

• theo dõi chi phí tức thời
• nắm phát sinh mỗi ngày
• kiểm soát ngân sách liên tục

Để ban lãnh đạo dù ở văn phòng vẫn có thể:

• theo dõi công trình
• kiểm soát phát sinh
• nắm tình hình tài chính thực tế

mà không cần chờ tổng hợp cuối tuần hoặc cuối tháng.

Kết luận

Chi phí phát sinh là điều gần như không thể tránh khỏi trong thi công xây dựng.

Nhưng nếu:

• không ghi nhận kịp thời
• quản lý rời rạc
• cập nhật chậm

thì rất dễ dẫn đến:

• thất thoát
• vượt ngân sách
• khó kiểm soát công trình

Và đó cũng là lý do việc cập nhật chi phí trực tiếp tại hiện trường, quản lý tập trung và theo dõi theo thời gian thực đang ngày càng trở nên quan trọng trong ngành xây dựng hiện nay.